Sinds 1 januari 2026 moet een kantoor een gestructureerde elektronische factuur uitreiken zodra zijn klant een btw-plichtige in België is, en moet het zulke facturen kunnen ontvangen. Zes maanden later zijn de tolerantieperiodes voorbij: wat nu telt, is per factuur weten wie de klant is voor de btw.

Wie moet sinds 1 januari 2026 een gestructureerde factuur uitreiken?

De verplichting is opgenomen in artikel 53, § 2bis van het Btw-wetboek, ingevoegd door de wet van 6 februari 2024 en van kracht sinds 1 januari 2026. Een in België gevestigde btw-plichtige moet een gestructureerde elektronische factuur uitreiken, in het formaat Peppol BIS, wanneer zijn klant een btw-plichtige is die voor de handeling zijn btw-nummer moet meedelen. De wet van 10 februari 2026 wijzigde die tekst op twee punten. Niet-gevestigde btw-plichtigen vallen voortaan buiten het toepassingsgebied. En er geldt een terugvalregel: als de bestemmeling om technische redenen geen gestructureerde factuur kan ontvangen, mag de uitreiker in de plaats daarvan een gewone factuur sturen. Volgens het federale portaal efacture.belgium.be geldt de verplichting ook voor kleine ondernemingen onder de vrijstellingsregeling. Het criterium is dus niet de rechtsvorm van de klant, maar wel zijn btw-statuut en de handeling in kwestie.

Wie ontsnapt aan de verplichting om uit te reiken?

Het portaal noemt vier uitzonderingen voor het verzenden: btw-plichtigen in faillissement, ondernemingen die alleen handelingen verrichten die vrijgesteld zijn door artikel 44 van het Btw-wetboek, niet-gevestigden zonder vaste inrichting, en forfaitaire btw-plichtigen tot uiterlijk 1 januari 2028. Het voegt er een eenvoudige regel aan toe: als een van beide partijen geen btw-plichtige is, geldt de verplichting niet voor hun onderlinge handelingen. Facturen aan particuliere klanten blijven dus buiten de verplichting. Maar het portaal benadrukt: ook een onderneming die alleen aan particulieren factureert, moet gestructureerde facturen van haar leveranciers kunnen ontvangen.

Hoe staat het met de tolerantieperiodes?

Ze zijn voorbij. De FOD Financiën kondigde op 18 december 2025 een tolerantie van drie maanden aan, voorbehouden aan ondernemingen die konden aantonen dat ze tijdig maatregelen hadden genomen. Hij preciseerde dat er absoluut geen sprake was van een algemeen uitstel. Hetzelfde bericht meldde dat al meer dan een half miljoen ondernemingen op Peppol zaten. Op 7 april 2026 bevestigde de FOD het einde van die algemene tolerantie. Een gerichte tolerantie bleef tot en met 30 juni 2026 van toepassing voor selfbilling. Sindsdien kan de administratie in uitzonderlijke omstandigheden nog afzien van een boete, na analyse van het dossier, maar de FOD waarschuwt dat dit niet automatisch gebeurt. Dezelfde pagina herinnert eraan dat kleine ondernemingen onder de vrijstellingsregeling in principe ook onder de verplichting vallen. Sinds die datum publiceerde de FOD geen nieuw bericht over de tolerantieperiodes.

Welke boetes riskeert het kantoor?

Het koninklijk besluit van 8 juli 2025 voegde een schaal toe aan het koninklijk besluit nr. 44 over de btw-boetes. Die viseert het niet beschikken over de technische middelen om een gestructureerde elektronische factuur uit te reiken en te ontvangen: 1.500 euro voor de eerste inbreuk, 3.000 euro voor de tweede, 5.000 euro voor de volgende. Een inbreuk telt pas als tweede of volgende als ze minstens drie maanden na de vorige wordt vastgesteld. Die schaal bestraft het ontbreken van uitrusting, niet elke onregelmatige factuur: andere facturatiefouten vallen onder de bestaande schalen. Geen enkel openbaar cijfer zegt vandaag hoeveel boetes al werden opgelegd.

Welke stromen moet een kantoor onderscheiden?

Stroom Klant voor de btw Vereist formaat
Beheerserelonen Btw-plichtige vennootschap (belaste activiteit, of optie voor btw) Gestructureerde Peppol-factuur
Beheerserelonen Vennootschap die alleen vrijgestelde handelingen verricht (artikel 44) Buiten de verplichting, geval per geval na te gaan
Beheerserelonen Particuliere eigenaar Papier, of pdf met akkoord van de klant
Factuur van een vakman Het btw-plichtige kantoor Gestructureerde factuur, die het kantoor moet kunnen ontvangen
Factuur van een vakman De particuliere eigenaar, met het kantoor als lasthebber Buiten de verplichting
Factuur aan een mede-eigendom Vereniging van mede-eigenaars die niet btw-plichtig is Buiten de verplichting, hoedanigheid na te gaan in de KBO

Wie is de klant op de factuur van een vakman?

Dat is de vraag die het formaat bepaalt, en ze wordt niet beslecht door te kijken wie betaalt. De verplichting hangt af van de medecontractant, dus van de klant voor de btw. Als de vakman de particuliere eigenaar factureert en het kantoor alleen als lasthebber optreedt, is geen gestructureerde factuur vereist. Als het btw-plichtige kantoor in eigen naam bestelt en de klant wordt, is de factuur gestructureerd, en moet het kantoor ze via Peppol kunnen ontvangen. De vermelding van de schuldenaar op elke bestelbon wordt dus een beslissing over conformiteit. Voor een mede-eigendom geldt de algemene regel: een vereniging van mede-eigenaars is in principe niet btw-plichtig. Geen enkele officiële pagina behandelt ze met naam, en het doorfactureren van werken door het kantoor blijft een btw-vraag om met uw boekhouder te bekijken. Het geval van de eigenaar die veel verhuurt, komt aan bod in ons artikel over de professionele verhuurder.

Wat brengt de e-rapportering?

Op 18 juli 2026 keurde de Ministerraad, op voorstel van minister van Financiën Jan Jambon, een voorontwerp van wet goed over de elektronische rapportering van facturatiegegevens. De leverancier en zijn klant zullen die gegevens bijna in real time aan de administratie moeten bezorgen. Voor de betrokken btw-plichtigen zou de jaarlijkse klantenlisting verdwijnen. Het voorontwerp is voor advies bezorgd aan de Gegevensbeschermingsautoriteit en de Raad van State: het is nog geen wet. Het bericht vermeldt geen toepassingsdatum. De officiële FAQ verwijst naar het regeerakkoord, dat 2028 vooropstelt. Voor een kantoor zou de koppeling tussen factuur, interventie en betaling dan een doorgegeven gegeven kunnen worden, en niet alleen een boekhoudstuk.

Welke checklist voor de zomer?

  1. Het btw-statuut nagaan van elke eigenaar-klant: particulier, btw-plichtige vennootschap, vennootschap die alleen vrijgestelde handelingen verricht.
  2. Het schriftelijke akkoord verkrijgen van particuliere eigenaars die hun ereloonfacturen als pdf ontvangen.
  3. De Peppol-ontvangst van het kantoor testen voor de facturen van vakmensen van juli tot september.
  4. De schuldenaar vastleggen op elke bestelbon: kantoor, eigenaar of mede-eigendom.
  5. Het doorfactureren van werken laten valideren door de boekhouder.

Erelonen die op de huurgelden worden ingehouden, lopen via de derdenrekening, waarvan de regels aan bod komen in ons artikel over de sancties van het BIV. Hoe ze aan de eigenaar worden voorgesteld, leest u in ons artikel over het eigenaarsrapport.

Hoe helpt Seido om factuur en interventie te koppelen?

Beheert u meerdere panden? Met het dienstverlenersportaal van Seido ontvangen uw eigen vakmensen de opdracht op hun telefoon en laden ze hun offerte en foto’s op in het dossier van de interventie, met tijdstempel. Wanneer de factuur binnenkomt, is het dossier dat ze verantwoordt al samengesteld. Bekijk het dienstverlenersportaal.

Veelgestelde vragen

Moet een kantoor een Peppol-factuur sturen aan een particuliere eigenaar?

Nee. De verplichting geldt alleen voor handelingen tussen btw-plichtigen: als een van beide partijen niet btw-plichtig is, is ze niet van toepassing. Voor een particuliere klant aanvaardt het officiële portaal een papieren factuur, of een pdf-factuur onder voorbehoud van de toestemming van de klant. Het kantoor moet wel gestructureerde facturen van zijn eigen leveranciers kunnen ontvangen.

Welke boete voor een kantoor dat geen Peppol-facturen kan ontvangen?

Het koninklijk besluit van 8 juli 2025 voorziet in 1.500 euro voor een eerste inbreuk, 3.000 euro voor de tweede en 5.000 euro voor de volgende. Het viseert het niet beschikken over de technische middelen om gestructureerde facturen uit te reiken en te ontvangen. Elke trap veronderstelt een nieuwe vaststelling, minstens drie maanden na de vorige.

Werd de tolerantie van de administratie verlengd?

Nee. De tolerantie van het eerste kwartaal van 2026 eindigde op 31 maart, en die voor selfbilling op 30 juni 2026. Volgens de FOD Financiën kan de administratie in uitzonderlijke omstandigheden nog afzien van een boete, na analyse van het dossier, maar die beslissing is niet automatisch. Sinds 7 april 2026 verscheen geen nieuw bericht.

Moet een factuur aan een mede-eigendom via Peppol?

In principe niet, want een vereniging van mede-eigenaars is als regel niet btw-plichtig, en de verplichting geldt alleen tussen btw-plichtigen. Haar hoedanigheid gaat u na in de Kruispuntbank van Ondernemingen, onder de rubriek hoedanigheden. Geen enkele officiële bron behandelt dit geval met naam: laat het doorfactureren van werken valideren door uw boekhouder.

Moet een patrimoniumvennootschap gestructureerde facturen ontvangen?

Dat hangt af van haar btw-statuut. Een vennootschap die alleen handelingen verricht die vrijgesteld zijn door artikel 44 van het Btw-wetboek, zoals residentiële verhuur, staat bij de uitzonderingen die het officiële portaal noemt. Als ze voor btw op bepaalde verhuringen heeft geopteerd of een andere belaste activiteit uitoefent, is ze een gewone btw-plichtige, en moeten de erelonen van het kantoor haar als gestructureerde factuur bereiken.

Bronnen en referenties

Laatst bijgewerkt: juli 2026. Dit artikel dient uitsluitend ter informatie en vormt geen juridisch advies. Raadpleeg voor elke specifieke situatie een professional in vastgoedrecht.