Bescherming van persoonsgegevens en privacybeleid

Laatste update: september 2025

Preambule

Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens die via het Platform Seido worden verzameld, is:

UMUMENTUM SRL

Adres: Rue de Grand-Bigard 14, 1082 Berchem-Sainte-Agathe, België
E-mail: rgpd@seido-app.com

Vooraf dienen de termen “persoonsgegevens” te worden begrepen in de zin die eraan wordt gegeven in artikel 4 van Verordening 2016/679 (de “AVG“).

Verwerking van de gegevens van de Klant-beheerder

Door zich in te schrijven op Seido aanvaardt de Klant dat Seido de persoonsgegevens die bij de inschrijving worden verzameld, alsook die betreffende de factureringsplicht van Seido ten aanzien van de Klant, kan opslaan, verwerken en gebruiken. Dit omvat de mogelijkheid om de naam van de Klant te vermelden bij de klantenreferenties van Seido.

Door zich in te schrijven op Seido stemt de Klant ermee in dat Seido, in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke, zijn gegevens bewaart en verwerkt voor de uitvoering van de diensten, met inbegrip van de commercialisering van door derden beheerde en door Seido aangeboden bijkomende diensten.

Rechtsgronden van de verwerking:

Uitvoering van de overeenkomst (Art. 6(1)(b) AVG): voor de levering van de diensten van het Platform, het beheer van de account van de Klant, en de facturatie
Toestemming (Art. 6(1)(a) AVG): voor de commercialisering van bijkomende diensten, het gebruik van marketingcookies, en de promotionele communicatie
Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f) AVG): voor de verbetering van onze diensten, de beveiliging van het Platform, en de preventie van fraude
Wettelijke verplichting (Art. 6(1)(c) AVG): voor de bewaring van de factureringsgegevens en de naleving van de boekhoudkundige en fiscale verplichtingen

Deze persoonsgegevens van de Klant worden bewaard gedurende de volledige duur van het gebruik van de dienst en gedurende een periode van vijf (5) jaar na de beëindiging ervan.

De Klant aanvaardt dat de mededeling van zijn persoonsgegevens reeds tijdens de gratis proefperiode plaatsvindt wanneer een dergelijke periode door de Klant werd aangevraagd.

Verwerking van de gegevens van de gebruikers van het Platform

Huurders

De Klant erkent dat het gebruik van het Platform door zijn huurders de verzameling en de verwerking van persoonsgegevens van deze laatsten door Seido met zich meebrengt.

De Klant verbindt er zich toe:

Zijn huurders voorafgaandelijk in te lichten over deze verzameling en over de verwerking van hun persoonsgegevens overeenkomstig de AVG
Hun toestemming te verkrijgen wanneer dit noodzakelijk is
Te waarborgen dat hij beschikt over de nodige toestemmingen voor de verwerking van hun gegevens via het Platform

Dienstverleners

Seido licht de dienstverleners rechtstreeks in bij hun inschrijving op het Platform over de verwerking van hun persoonsgegevens en verkrijgt hun toestemming overeenkomstig de AVG.

Eigenaars en beheerders

De bijkomende eigenaars die door de Klant op het Platform worden uitgenodigd, worden door Seido bij hun inschrijving ingelicht over de verwerking van hun persoonsgegevens en geven hun toestemming overeenkomstig de AVG.

Types van verzamelde gegevens

Seido verwerkt de gegevens van alle gebruikers van het Platform (beheerders, eigenaars, huurders en dienstverleners) uitsluitend in het kader van de levering van haar diensten, in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke of verwerker naargelang het geval.

De verzamelde persoonsgegevens omvatten met name, maar zijn niet beperkt tot:

Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoon, e-mail
Communicatiegegevens: berichten, foto’s, documenten uitgewisseld via het Platform
Interventiegegevens: rapporten, evaluaties, geschiedenis van de acties
Geolocatiegegevens: uitsluitend wanneer noodzakelijk voor de interventies

Delen van de gegevens

De gegevens die door de Klant aan Seido worden toevertrouwd, worden aanvankelijk door Seido verwerkt in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke. Naargelang de gekozen producten of diensten kan Seido er in bepaalde bijzondere gevallen echter toe gebracht worden de vereiste persoonsgegevens van de Klant te delen met:

De gesprekspartners binnen Seido om de eventuele technische problemen van de Klant te behandelen via het systeem van technische ondersteuning
De partners van Seido opdat zij de Klant hun door Seido gecommercialiseerde producten en diensten kunnen leveren die de Klant heeft aanvaard tijdens een gratis proefperiode en/of in het kader van het Abonnement via het Platform
De dienstverleners inzake informatica en beveiliging (met name Cloudflare voor het beheer van de beveiliging en de bescherming tegen bots)
De platforms van sociale netwerken en marketingpartners (met name LinkedIn voor de functionaliteiten inzake opvolging en marketing)
De bevoegde overheids- en openbare instanties, om te voldoen aan wettelijke of reglementaire verplichtingen of verzoeken
De eventuele andere derden die noodzakelijk of gepast worden geacht: (a) krachtens het toepasselijke recht; (b) om te voldoen aan de gerechtelijke procedure; (c) om de Gebruiksvoorwaarden te doen naleven; (d) om de rechten van Seido, de belangen van Seido, haar veiligheid of haar goederen te beschermen, alsook die van de Klant of van anderen

Buiten de voormelde situaties vraagt Seido de toestemming van de Klant, indien nodig, om zijn gegevens te kunnen gebruiken en/of delen met derden.

Lijst van de subverwerkers

Seido doet een beroep op de volgende subverwerkers voor de verwerking van de persoonsgegevens:

Cloudflare, Inc. – Beveiliging en bescherming tegen bots – Verenigde Staten (gecertificeerd EU-US Data Privacy Framework)
LinkedIn Corporation – Marketingdiensten en sociale functionaliteiten – Verenigde Staten (gecertificeerd EU-US Data Privacy Framework)
Vercel Inc. – Hosting van de applicatie en de website – Europese Unie
Supabase – Databank en bestandsopslag – Europese Unie

Deze lijst wordt regelmatig bijgewerkt. Om meldingen te ontvangen in geval van een wijziging van de lijst van subverwerkers, kunt u contact opnemen via rgpd@seido-app.com. De Klanten beschikken over een termijn van dertig (30) dagen om zich te verzetten tegen de toevoeging van een nieuwe subverwerker.

Rechten van de betrokkenen

Overeenkomstig de AVG beschikt de Klant over de volgende rechten met betrekking tot zijn persoonsgegevens:

Recht van inzage (Art. 15): de bevestiging verkrijgen dat gegevens over u worden verwerkt en toegang krijgen tot deze gegevens
Recht op rectificatie (Art. 16): de rectificatie verkrijgen van onjuiste of onvolledige gegevens
Recht op wissing (Art. 17): de wissing van uw gegevens verkrijgen in bepaalde omstandigheden
Recht op beperking van de verwerking (Art. 18): de beperking van de verwerking verkrijgen in bepaalde omstandigheden
Recht op overdraagbaarheid (Art. 20): uw gegevens ontvangen in een gestructureerd en gangbaar formaat
Recht van bezwaar (Art. 21): u verzetten tegen de verwerking van uw gegevens om redenen die verband houden met uw bijzondere situatie
Recht om uw toestemming in te trekken: wanneer de verwerking gebaseerd is op de toestemming

Deze informatie zal op geen enkele wijze aan derden worden meegedeeld.

Wat het recht op overdraagbaarheid (Art. 20) betreft, kunt u zelf op elk moment een kopie van uw persoonsgegevens exporteren via uw Instellingen, in de sectie “Gegevens & privacy”, via de knop “Mijn gegevens exporteren”.

Om deze rechten uit te oefenen, neemt u contact op met:

E-mail: rgpd@seido-app.com
Postadres: UMUMENTUM SRL, Rue de Grand-Bigard 14, 1082 Berchem-Sainte-Agathe (België)

Procedure van het verzoek:

Om uw rechten uit te oefenen, gelieve uw verzoek te sturen naar het bovenstaande e-mailadres met vermelding van: (1) uw volledige naam, (2) uw e-mailadres verbonden aan uw Seido-account, (3) de aard van uw verzoek (inzage, rectificatie, verwijdering, enz.), en (4) een kopie van een identiteitsbewijs ter verificatie. Seido verbindt er zich toe uw verzoek te beantwoorden binnen een termijn van één (1) maand vanaf de ontvangst ervan. Deze termijn kan met twee (2) bijkomende maanden worden verlengd in geval van complexiteit van het verzoek, in welk geval u van deze verlenging op de hoogte wordt gebracht.

Contact voor vragen betreffende de gegevensbescherming:

Voor elke vraag betreffende de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten kunt u eveneens contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming op het adres: rgpd@seido-app.com

Verhaal bij de toezichthoudende autoriteit:

De Klant beschikt over het recht om een klacht in te dienen bij een bevoegde toezichthoudende autoriteit indien hij van oordeel is dat de verwerking van zijn persoonsgegevens door Seido de AVG niet naleeft.

De Klant kan contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit (België) voor elke vraag betreffende zijn rechten en/of een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit inzake de verwerking van zijn persoonsgegevens door Seido:

E-mail: dpo@apd-gba.be
Adres: Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Website: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Eigendom en vertrouwelijkheid van de gegevens

De gegevens die aan de Klant toebehoren en op Seido worden gehost (informatie over eigenaars, huurders, dienstverleners, contracten, financiële informatie, communicatie, interventietickets, enz.) zijn en blijven eigendom van de Klant.

Seido verbindt er zich toe:

Deze gegevens strikt vertrouwelijk te houden
Buiten de technische noodzaak geen enkele kopie van de gegevens te maken
Er geen ander gebruik van te maken dan datgene wat voor de uitvoering van de diensten is voorzien

Verantwoordelijkheden van de Klant

De Klant is als enige verantwoordelijk voor de gegevens die hij aan Seido doorgeeft met het oog op de hosting of het gebruik van het Platform.

De Klant waarborgt:

Dat deze gegevens hem toebehoren of dat hij over het recht beschikt om ze te gebruiken en aan Seido over te dragen
De rechtmatigheid en de juistheid van de aan Seido meegedeelde gegevens
Te beschikken over de nodige toestemmingen van de andere partijen (huurders, dienstverleners, eigenaars) voor de verwerking van hun gegevens via het Platform
Alle eventuele verplichtingen te hebben vervuld die hem toekomen ten aanzien van de informatie/goederen/gegevens die hij met Seido deelt en waarvan hij houder is

Beveiliging van de gegevens

Lokalisatie van de gegevens

De persoonsgegevens die via het Platform Seido worden verzameld, worden opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Unie. Seido gebruikt hostinginfrastructuren gelegen in de EU/EER om de naleving van de vereisten van de AVG inzake internationale gegevensdoorgiften te waarborgen.

Seido treft passende technische en organisatorische maatregelen om de beveiliging van de persoonsgegevens te verzekeren:

SSL-versleuteling voor alle communicatie
Beveiligde omgeving voor de opslag van de gegevens
Opleiding van het personeel inzake vertrouwelijkheid
Dagelijkse versleutelde back-ups op een externe server
Softwarematige firewall op alle servers

Aangezien geen enkel mechanisme maximale veiligheid biedt, is er echter altijd een deel risico aanwezig bij de verzending van gegevens via het internet. Seido kan niet aansprakelijk worden gesteld voor het verlies van de gegevens van de Klant, zelfs in geval van een defect van het Platform of van de servers.

Melding van gegevensinbreuken

In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die een risico kan inhouden voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen, verbindt Seido er zich toe:

De Gegevensbeschermingsautoriteit te melden binnen de tweeënzeventig (72) uur na de kennisname van de inbreuk
De betrokken Klanten zonder onredelijke vertraging in te lichten wanneer de inbreuk een hoog risico inhoudt voor hun rechten en vrijheden
In de melding te verstrekken: de aard van de inbreuk, de categorieën en het approximatieve aantal betrokken personen, de waarschijnlijke gevolgen, en de getroffen of voorgestelde maatregelen om de inbreuk te verhelpen
Alle gegevensinbreuken te documenteren, met inbegrip van de feiten, de gevolgen en de getroffen corrigerende maatregelen

Bewaartermijn

De persoonsgegevens worden bewaard gedurende:

De duur van het gebruik van de dienst voor de gegevens die noodzakelijk zijn voor de werking van het Platform (identificatie-, communicatie-, interventie- en geolocatiegegevens)
Vijf (5) jaar na de beëindiging van de dienst voor de facturerings- en contractuele gegevens
Drie (3) jaar voor de gegevens van marketingcookies (LinkedIn) vanaf de laatste toestemming
De duur van de sessie voor de technische en beveiligingscookies (Cloudflare)
De toepasselijke wettelijke termijnen voor de gegevens die onderworpen zijn aan specifieke bewaarverplichtingen

Internationale doorgiften

Seido verbindt er zich toe dat alle doorgiften van persoonsgegevens buiten de Europese Unie worden uitgevoerd overeenkomstig de AVG en de adequaatheidsbesluiten of de passende waarborgen voorzien door de reglementering.

In het kader van het gebruik van diensten van derden (met name LinkedIn en Cloudflare) kunnen bepaalde persoonsgegevens worden doorgegeven naar landen buiten de Europese Economische Ruimte, met inbegrip van de Verenigde Staten. Deze doorgiften worden omkaderd door passende waarborgen zoals de Modelcontractbepalingen van de Europese Commissie of het EU-US Data Privacy Framework voor de gecertificeerde ondernemingen. U kunt een kopie van deze waarborgen verkrijgen door contact op te nemen via rgpd@seido-app.com.

Wijzigingen van het beleid

Dit privacybeleid kan op elk moment worden gewijzigd. In geval van een significante wijziging worden de gebruikers hiervan per e-mail ingelicht vijftien (15) dagen vóór de inwerkingtreding van de wijzigingen.

Verwerkersovereenkomst (DPA)

Voor de professionele Klanten die optreden in de hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke stelt Seido een Verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement – DPA) ter beschikking die in overeenstemming is met artikel 28(3) van de AVG. Deze DPA omschrijft het voorwerp, de duur, de aard en het doel van de verwerking, de types van persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen, alsook de verplichtingen en de rechten van de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker.

Om een kopie van de DPA te verkrijgen of voor elke vraag betreffende de verwerking van de gegevens, gelieve contact op te nemen via: rgpd@seido-app.com

UMUMENTUM SRL – Seido

Rue de Grand-Bigard 14, 1082 Berchem-Sainte-Agathe, België

KBO: 0775.691.974 | Btw: BE0775691974