Vanaf 1 oktober 2026 rekent Meta serviceberichten via het WhatsApp Business-platform aan, boven 1.000 gratis berichten per maand en per nummer. De kost blijft bescheiden voor een vastgoedkantoor; de echte vragen liggen elders: de toestemming van huurders, de identiteitsdocumenten die het beleid van WhatsApp verbiedt te vragen, en de interne groepen waarvoor de Gegevensbeschermingsautoriteit al een waarschuwing gaf.

Wat verandert er op 1 oktober 2026?

Volgens de documentatie van Meta, bijgewerkt op 25 augustus 2026, rekent Meta vanaf 1 oktober 2026 alle serviceberichten per bericht aan. Die berichten werden sinds 1 november 2024 niet meer aangerekend. Utility-berichten die als antwoord aan een gebruiker worden verstuurd, binnen het servicevenster van 24 uur, worden ook betalend; ze waren gratis sinds 1 juli 2025. Op 10 september 2026 voegde Meta een gratis schijf toe: elk zakelijk telefoonnummer krijgt 1.000 gratis afgeleverde serviceberichten per maand, die niet worden overgedragen. Meta waarschuwt ook dat bedrijven zonder geregistreerd betaalmiddel op 30 september 2026 geen serviceberichten meer kunnen versturen. Voor België, ingedeeld in de zone “Rest of Western Europe”, zet het tarief vanaf 1 oktober een servicebericht op 0,0142 euro. Boven de 1.000 gratis berichten kosten 1.000 extra serviceberichten ongeveer 14 euro.

Die regels gelden voor het WhatsApp Business-platform, dus voor berichten die via een API worden verstuurd, door software of een dienstverlener. Een gratis venster van 72 uur bestaat nog, maar alleen wanneer het gesprek start vanuit een “Click to WhatsApp”-advertentie of een knop op een Facebookpagina. Berichten van de AI-agent van Meta (Meta Business Agent), sinds 1 augustus 2026 aangerekend aan 2 dollar per miljoen tokens, genieten niet van dat gratis venster.

Is de toestemming van de huurder nodig om hem via WhatsApp te schrijven?

Ja, volgens het berichtenbeleid van WhatsApp Business, bijgewerkt op 23 september 2026. Een bedrijf mag iemand op WhatsApp alleen contacteren als aan twee voorwaarden is voldaan. De persoon heeft het bedrijf zijn telefoonnummer of gebruikersnaam gegeven. Het bedrijf heeft van hem een toestemming (opt-in) gekregen dat hij berichten of oproepen wil ontvangen. Volgens het beleid is het bedrijf als enige verantwoordelijk voor de manier waarop het die toestemming verkrijgt. Het beleid eist niet dat ze schriftelijk is. Voor een kantoor blijft een vermelding in de huurovereenkomst of het intredeformulier, met een apart vakje, het eenvoudigste bewijs. De huurder aanvaardt daarin dat hij via WhatsApp wordt gecontacteerd voor het beheer van zijn woning. Die toestemming vervangt geen rechtsgrond in de zin van de AVG om zijn gegevens te verwerken. Het kantoor moet die grondslag bepalen en documenteren, los van de toestemming die WhatsApp vraagt.

Mag u via WhatsApp een identiteitsdocument vragen?

Nee, volgens het beleid van WhatsApp zelf. Het verbiedt volledige betaalkaartnummers, financiële rekeningnummers, nummers van identiteitskaarten of andere gevoelige identificatiegegevens te delen of te laten delen. Dat is een contractuele regel van Meta, geen wet. Maar ze sluit aan bij de voorzichtigheid die de gegevensbescherming vraagt. Een kopie van een identiteitskaart, een loonfiche of een IBAN die in een gesprek wordt verstuurd, blijft op de telefoon van de beheerder, in zijn back-ups, en soms in de groepen waar het gesprek naartoe wordt doorgestuurd. Het kantoor heeft dan geen vat meer op de bewaartermijn of de toegang. Voor kandidaat-huurders bepaalt het gewestelijke recht welke documenten mogen worden gevraagd, en wanneer. Ons artikel over toegelaten documenten per gewest licht die regels toe, en dat over een inkomen van drie keer de huur het solvabiliteitscriterium. De voorzichtige praktijk is eenvoudig: geen identiteitsdocument en geen financieel document via berichten, maar een apart kanaal met gecontroleerde toegang.

Wat verwijt de GBA professionele WhatsApp-groepen?

Op 27 januari 2026 gaf de Geschillenkamer van de Gegevensbeschermingsautoriteit een werkgever een waarschuwing (beslissing 10/2026). Een jobstudente had klacht ingediend: een leidinggevende had op 7 januari 2025 schermafbeeldingen van een gesprek doorgestuurd in een werkgerelateerde WhatsApp-groep. De GBA stelt een deling zonder rechtsgrond volgens de AVG vast. Ze herinnert eraan dat verwerkingen door werknemers geacht worden onder het gezag van de werkgever plaats te vinden. Ze oordeelt dat de werkgever zijn verantwoordingsplicht dreigt te schenden, door onvoldoende technische en organisatorische maatregelen. De waarschuwing vraagt hem een beleid inzake gegevensbescherming voor leidinggevenden op te stellen en te handhaven. Het is geen beslissing ten gronde, en er werd geen boete opgelegd. Voor een kantoor verbindt een beheerder die in de teamgroep een schermafbeelding van een huurdersbericht, een foto van een plaatsbeschrijving of de naam van een kandidaat deelt, het kantoor. Het verwachte antwoord is hetzelfde: een schriftelijk beleid over wat waar mag circuleren.

En buiten WhatsApp?

Op 12 mei 2026 kondigde de GBA boetes aan in andere dossiers over communicatie. De SWDE kreeg 86.000 euro aan boetes: 85.000 euro omdat ze oproepen naar haar callcenter opnam zonder de bellers voldoende te informeren, en 1.000 euro wegens het ontbreken van een verwerkersovereenkomst. Een groot technologiebedrijf kreeg 176.000 euro boete omdat het de mailbox van een werkneemster na haar vertrek bewaarde: iets meer dan 160.000 euro voor de onrechtmatige verwerking, ongeveer 16.000 euro voor het gebrek aan transparantie. Die zaken gaan niet over WhatsApp, maar wel over situaties die een kantoor kent: oproepen van huurders en de mailbox van een beheerder die het kantoor verlaat.

Welke regels legt het kantoor vast?

  1. Vraag de toestemming van elke huurder voordat u hem via WhatsApp schrijft, en bewaar ze.
  2. Verbied gevoelige stukken via berichten: identiteitskaart, loonfiche, IBAN, bankdocumenten.
  3. Kader de interne groepen: geen schermafbeeldingen van huurdersgesprekken, geen herkenbare foto’s van woningen zonder noodzaak, geen namen van kandidaten.
  4. Haal de aanvraag uit het gesprek zodra ze gekwalificeerd is: interventie, dossier of ticket gekoppeld aan het pand.
  5. Controleer het contract met de dienstverlener die de toegang tot het WhatsApp-platform levert: wie betaalt de berichten, en welk betaalmiddel is vóór 30 september geregistreerd.
  6. Plan het vertrek van een beheerder: gesprekken en nummers behoren het kantoor toe, niet een persoonlijke telefoon.

Oplichting van verhuurders verloopt vaak via berichten en valse documenten: zie ons artikel over oplichting van verhuurders. Als een chatbot huurders via WhatsApp antwoordt, moet hij zich ook als AI voorstellen, zoals ons artikel over de AI Act en vastgoedkantoren uitlegt.

Hoe behandelt Seido WhatsApp-aanvragen?

Beheert u meerdere panden? In Seido komen aanvragen via WhatsApp, e-mail of sms in één enkele wachtrij terecht. Elke aanvraag krijgt een tijdstempel en wordt aan het juiste pand en de juiste huurder gekoppeld, met de historiek. Een collega neemt een dossier over met de volledige draad, zonder de huurder opnieuw iets te vragen. Het WhatsApp-kanaal is inbegrepen in de AI-triage: het kantoor betaalt geen toeslag per bericht. En in plaats van een interne groep volgen beheerder, huurder en dienstverlener de interventie in portalen met gescheiden rechten, waar ieder ziet wat hem aanbelangt. Bekijk hoe de multichannelcentralisatie van Seido werkt.

Veelgestelde vragen

Worden alle WhatsApp-berichten aan huurders betalend?

Nee. Serviceberichten, dus vrije antwoorden binnen het venster van 24 uur dat de huurder opent, worden vanaf 1 oktober 2026 aangerekend. Maar elk zakelijk nummer krijgt 1.000 gratis serviceberichten per maand. Daarboven is het Belgische tarief 0,0142 euro per bericht. Sjabloonberichten, zoals herinneringen op initiatief van het kantoor, werden al per categorie aangerekend.

Welke berichten blijven gratis?

Twee gevallen blijven gratis op het WhatsApp Business-platform. Eerst de eerste 1.000 serviceberichten die elke maand per zakelijk nummer worden afgeleverd; niet-gebruikte berichten worden niet naar de volgende maand overgedragen. Daarna alle berichten die worden verstuurd binnen een venster van 72 uur dat opent vanuit een “Click to WhatsApp”-advertentie of een knop op een Facebookpagina, behalve die van de AI-agent van Meta. Voor een kantoor dat vooral op aanvragen van huurders antwoordt, is het eerste geval het meest voorkomend.

Moet de toestemming van de huurder schriftelijk zijn?

Het beleid van WhatsApp eist een toestemming (opt-in), maar laat het bedrijf als enige verantwoordelijk voor de manier waarop het die verkrijgt. Het eist geen geschrift. Het kantoor heeft er toch belang bij die toestemming te kunnen bewijzen: een vermelding in de huurovereenkomst of het intredeformulier, met een apart vakje, is het eenvoudigste spoor.

Heeft de GBA al een vastgoedkantoor bestraft voor WhatsApp?

We vonden geen gepubliceerde beslissing van de GBA tegen een vastgoedkantoor voor het gebruik van WhatsApp. Beslissing 10/2026 betreft een werkgever en een jobstudente: het is een waarschuwing, zonder boete, die een intern beleid vraagt. De redenering geldt voor elk bedrijf waarvan werknemers persoonsgegevens in berichtengroepen delen.

Wat gebeurt er met de gesprekken van een beheerder die vertrekt?

Ze moeten toegankelijk blijven voor het kantoor als ze over het beheer van panden gaan, en daarna worden gewist zodra ze niet meer nodig zijn. Beslissing 101/2026 van de GBA toont het omgekeerde risico: een bedrijf werd bestraft omdat het de mailbox van een gewezen werkneemster een jaar na haar vertrek bewaarde. Een schriftelijke regel over nummers, gesprekken en hun bewaring voorkomt beide valkuilen.

Bronnen en referenties

Laatst bijgewerkt: september 2026. Dit artikel dient uitsluitend ter informatie en vormt geen juridisch advies. Raadpleeg voor elke specifieke situatie een specialist in gegevensbescherming.