Une agence ne peut pas demander n’importe quelle pièce à un candidat locataire : Bruxelles fixe une liste par étape, la Wallonie une liste fermée de huit données, la Flandre un principe de nécessité. À Bruxelles et en Wallonie, des tests de situation permettent aussi de vérifier qu’un agent traite tous les candidats de la même façon. Voici ce qu’on peut demander, à quel moment, et comment s’y préparer.

Que peut-on demander à un candidat à Bruxelles ?

À Bruxelles, la règle figure à l’article 32 du Code bruxellois de l’égalité, de la non-discrimination et de la promotion de la diversité, adopté par décret et ordonnance conjoints des 4 avril et 23 mai 2024 et pleinement en vigueur depuis le 24 janvier 2025. Le bailleur ou l’agent peut recueillir des données en trois temps. Avant la visite : « le nom et le prénom » du candidat et « un moyen de communication » avec lui. À l’appui de la candidature : « le montant des ressources financières » dont il dispose ou son estimation, et « le nombre de personnes qui composent le ménage ». En vue de la conclusion du bail : un document attestant son identité et sa capacité de contracter, et son état civil s’il est marié ou cohabitant légal. Le texte ajoute que « ni l’origine ni la nature des ressources » ne peuvent justifier un refus. Pour une agence, cela signifie qu’aucune copie de carte d’identité n’est exigible avant la visite ni même au stade de la candidature.

Ce Code remplace l’ancien article 200ter du Code bruxellois du Logement, abrogé à cette date. La Région publie un formulaire de candidature type qui suit ces trois étapes. Pour les revenus, il laisse le justificatif « au choix du locataire » : fiche de salaire, avis d’imposition, preuve de revenus de remplacement, attestation bancaire, extraits de compte, y compris les allocations familiales et les rentes alimentaires. Selon la page officielle de la Région, toute information qui n’est pas dans la liste de l’article 32 ne peut pas être demandée.

Combien de temps garder les données des candidats ?

Le même article fixe des durées précises. Les données des candidats ne peuvent être conservées que pendant six mois au maximum pour l’examen de la candidature. En cas de contentieux relatif à une discrimination, elles peuvent l’être dix ans au maximum. Les données des locataires retenus peuvent être gardées pendant toute la durée du bail et cinq ans après. Pour une agence, un dossier de candidat refusé ne doit donc pas dormir indéfiniment dans une boîte mail.

Que peut-on demander en Wallonie ?

En Wallonie, l’article 6 du décret du 15 mars 2018 relatif au bail d’habitation, en vigueur depuis le 1er septembre 2018, dresse une liste de huit données, avec les justificatifs qui s’y rapportent. Le nom et le prénom du ou des candidats. Un moyen de communication. L’adresse. La date de naissance ou une preuve de la capacité à contracter. La composition de ménage. L’état civil si le candidat est marié ou cohabitant légal. Le montant des ressources financières. Et la preuve du paiement des trois derniers loyers. Contrairement à Bruxelles, le texte ne découpe pas ces données par étape. Il ajoute qu’aucune autre donnée ne peut être exigée, « à moins qu’elle poursuive une finalité légitime et que la demande soit justifiée par des motifs sérieux, proportionnés avec la finalité poursuivie ». L’article est d’ordre public : un bail ne peut pas y déroger.

Pour une agence qui travaille dans les deux régions, la preuve des trois derniers loyers est la principale différence avec Bruxelles, où elle n’est pas prévue. Un formulaire commun aux deux régions doit donc être relu à la lumière de chacune des deux listes.

Et en Flandre ?

En Flandre, l’article 7 du Vlaams Woninghuurdecreet tient en une phrase : le bailleur ne peut demander au candidat que les documents nécessaires pour vérifier qu’il pourra remplir ses obligations de locataire. Le décret ne liste aucune pièce. L’IPI en donne une lecture pratique : l’identité, le lieu de résidence et les revenus, à l’exclusion notamment de l’état de santé ou des antécédents judiciaires. C’est une interprétation professionnelle, pas le texte du décret. Le critère reste la nécessité : chaque pièce demandée doit servir à évaluer la capacité à payer le loyer et à respecter le bail.

Comment fonctionnent les tests de situation ?

À Bruxelles, l’article 36 du Code de l’égalité prévoit deux formes de tests. Dans le test de situation, deux personnes ou plus, réelles ou fictives, aux profils similaires sauf sur le critère testé, se portent candidates auprès d’un bailleur ou d’un agent, et les réponses sont comparées. Dans le test du client mystère, l’enquêteur vérifie si l’agent accepte une demande discriminatoire. Les agents de l’Inspection régionale du logement peuvent réaliser ces tests eux-mêmes ou les faire réaliser. Un test positif constitue un fait qui permet de présumer une discrimination. L’amende administrative va de 125 à 6 200 euros par personne victime, sans dépasser 20 000 euros, et peut être doublée en cas de récidive dans l’année.

En Wallonie, le décret du 30 novembre 2023, en vigueur depuis le 1er janvier 2024, prévoit les mêmes deux formes de tests et une amende de 125 à 6 200 euros. Selon Unia, les inspecteurs wallons devaient encore être désignés par le ministre. Pour une agence, un test ne se prépare pas au moment où il arrive : il se prépare par une procédure identique pour tous les candidats.

Que montrent les tests menés à Gand ?

En 2018, la Ville de Gand indiquait que les candidats d’origine étrangère recevaient une réponse moins favorable des agents dans 26 % des cas en 2015, puis 14 % en 2016-2017 ; en 2017, 12 agents sur 86 présentaient un schéma significatif de discrimination. Une étude de 2023, présentée par la CIB Vlaanderen, portait sur 2 663 tests : 1 438 auprès de bailleurs particuliers et 1 225 auprès de 210 agents. Elle relevait 18 % de discrimination selon l’origine chez les agents immobiliers, contre 39 % chez les propriétaires particuliers. Pour les utilisateurs de fauteuil roulant, le taux atteignait 39 % chez les agents. Tous critères confondus, les agents gantois discriminaient dans 11 % des cas, contre 24 % pour ceux qui opéraient depuis ailleurs. Au niveau belge, Unia a ouvert 104 dossiers liés au logement en 2025, dont 66 sur le marché locatif privé ; la fortune (37 dossiers) et les critères dits raciaux (34) viennent en tête.

Quel formulaire unique pour une agence multirégionale ?

Un formulaire en trois temps, calé sur Bruxelles, sert de base. Il s’ajuste ensuite région par région, puisque la liste la plus stricte n’est pas pour autant conforme partout :

  1. Avant la visite : nom, prénom, moyen de communication. Rien d’autre.
  2. À la candidature : montant des ressources, avec le justificatif au choix du candidat, et composition du ménage. En Wallonie, ajouter si besoin l’adresse, la date de naissance et la preuve des trois derniers loyers.
  3. À la conclusion du bail : pièce d’identité et état civil s’il est marié ou cohabitant légal.

Trois règles complètent ce formulaire. La même demande pour tous les candidats d’un même bien, dans le même ordre. Une trace écrite du motif de chaque refus, lié à un critère objectif comme le rapport entre revenus et loyer. Et une purge des dossiers refusés au bout de six mois à Bruxelles. Pour le canal, aucune pièce d’identité ne devrait transiter par une messagerie : voir notre article sur WhatsApp avec les locataires. Le critère de solvabilité lui-même est traité dans notre article sur le revenu de trois fois le loyer, et la détection des faux justificatifs dans celui sur les fausses fiches de paie. Les escroqueries qui visent les bailleurs sont décrites dans notre article sur les arnaques aux bailleurs.

Comment Seido aide-t-il à tracer les échanges avec les candidats ?

Vous gérez plusieurs biens ? Dans Seido, les demandes reçues par WhatsApp, e-mail ou SMS arrivent dans une seule file, horodatées et rattachées au bon lot. Un collègue peut reprendre l’échange avec tout son historique. La réponse donnée à chaque candidat reste ainsi traçable. Voir comment fonctionne la centralisation multicanal de Seido.

Questions fréquentes

Peut-on demander une copie de la carte d’identité avant la visite ?

Non, à Bruxelles. L’article 32 du Code de l’égalité ne permet de recueillir, avant la visite, que le nom, le prénom et un moyen de communication. Le document d’identité ne peut être demandé qu’en vue de la rédaction et de la conclusion du bail. En Wallonie, le décret ne découpe pas les données par étape, mais la date de naissance ou une preuve de capacité suffit à la sélection. En Flandre, seule la nécessité justifie une pièce.

Peut-on exiger des fiches de paie plutôt qu’un autre justificatif ?

À Bruxelles, le formulaire type de la Région laisse le justificatif de revenus au choix du locataire : fiche de salaire, avis d’imposition, preuve de revenus de remplacement, attestation bancaire ou extraits de compte. L’article 32 interdit aussi de refuser un logement en raison de l’origine ou de la nature des ressources. Exiger uniquement des fiches de paie écarterait les indépendants et les allocataires, ce que le texte ne permet pas.

La preuve des trois derniers loyers est-elle autorisée partout ?

Non. Elle figure dans la liste de l’article 6 du décret wallon, mais pas dans celle de l’article 32 du Code bruxellois de l’égalité. À Bruxelles, la page officielle de la Région indique que toute information absente de la liste ne peut pas être demandée. En Flandre, elle n’est admissible que si elle est nécessaire pour vérifier la capacité du candidat à remplir ses obligations.

Que risque une agence en cas de test de situation positif ?

À Bruxelles, un test positif permet de présumer une discrimination. L’amende administrative va de 125 à 6 200 euros par personne victime, plafonnée à 20 000 euros, et peut être doublée en cas de récidive dans l’année. En Wallonie, l’amende prévue par le décret de 2023 va de 125 à 6 200 euros. À Bruxelles, la discrimination intentionnelle est en outre punissable pénalement.

Sources et références

Dernière mise à jour : juillet 2026. Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un conseil juridique. Pour toute situation spécifique, consultez un professionnel du droit immobilier.